Всеки служител внимателно приема списъка с изисквания и отговорността, наложена му, преди да приеме поканата на работодателя. Поради факта, че съвременното общество и начин на живот изискват светкавично вземане на решение от всеки човек, никой не се задълбочава особено в целта на такова понятие като функционални отговорности. Списъкът на собствените задължения помага да се задълбочи задълбочено в обхвата на тяхната работа, както и по-смислен подход към изпълнението на задачите.
Полза за работодателя
Всеки ръководител, наемайки друг служител, очаква от него компетентност, инициативност и отговорност. Но много хора не разбират съвсем какво се изисква от тях. Така, например, функционалните задължения на маркетолог, които ще бъдат представени под формата на официален документ, ще помогнат на нов служител бързо да влезе в хода на делата и по-свободно да се ориентира какво се очаква от него. За лидера това е решението на много проблеми, свързани с постоянните срещи с новопристигналия служител и обясняването му какво би трябвало вече да знае. Също така длъжностните характеристики могат да бъдат средство за наблюдение на работата на подчинените.
Ползи за служителите
По време на първоначалния инструктаж на всеки специалист се казва, че той трябва ясно да знае своите отговорности и да ги изпълнява отговорно. Но, за съжаление, рядко някой обяснява защо това е необходимо. Така те започват да се отнасят към това формално и презрително. В случай, че служителят добре познава своите функционални отговорности, той не само се ориентира по-лесно в работната среда, но и се спасява от допълнителната работа, която шефовете се опитват да му възложат. Такъв специалист знае много добре за какво му се плаща и какви задачи ще изискват допълнително възнаграждение.
Правила за съставяне
Функционалните отговорности трябва да се записват и одобряват от ръководството на компанията. При описанието им е необходимо да се избягват сложни понятия, които ще изискват допълнително обяснение, както и фрази, които могат да бъдат интерпретирани по два начина. Функционалните отговорности на търговския директор, например, не трябва да показват превъзходството му над други служители. При наемането на работа всеки служител трябва да бъде запознат със задълженията си и да даде писмено съгласие за изпълнението им. В случаите, когато служителят не изпълнява своите функционални задължения, работодателят има право да наложи глоба или да уволни служителя съгласно статията за несъответствието на служителя с длъжността.
Така официално регистрираните функционални задължения на служителя са както ограничител на дейността, така и инструмент за управление и контрол. Когато се използва правилно, става възможно да се повиши ефективността на труда, както и да се защити както работодателя, така и служителя от въздействието на човешкия фактор върху работата.
