Невъзможно е да си представим всеки модерен офис на компания без мини-телефонна централа. В крайна сметка това устройство е отговорно за организирането на висококачествени вътрешни комуникации и рационалното използване на градските телефонни линии. Днес борбата между офис служителите за правото да се обаждат от единствения наличен номер е нещо от миналото. В наши дни този проблем се решава чрез използване на външни и вътрешни линии. Броят на стационарните телефонни номера не е необходимо да се увеличава. Как да изберем централа за офиса и как да я инсталирате? В тази статия ще намерите отговори на тези и други въпроси.
Какво е PBX?
Office PBX е малка автоматична телефонна централа. Той е предназначен да обслужва малък брой градски номера. С такова устройство компанията може да си позволи да не отделя отделен ред за всеки използван номер. Това води до по-ниски разходи за разговори.
АТС концентрира натоварването на линията. Поради факта, че всеки от тях се използва по-интензивно, компанията може да откаже част от фиксираните номера или да осигури нормалното функциониране на предприятието, ако има недостиг.
Принципът на работа на миниавтоматичните телефонни централи за офис е подобен на работата на многоканални станции, на които работят оператори на телефонни комуникации. Разликата е само в броя на обслужваните стаи. За офис инсталация този номер е много по-малък. Също така mini-ATS се характеризира с разбивка на вътрешни и външни линии.
Как да изберем централа за офис? Прочетете повече за това по-долу.
Как да изберем офис централа?
За да направите правилния избор при закупуване на централа, трябва да вземете решение за входните данни и да посочите желаните критерии.
Въвеждането се отнася до броя на наличните фиксирани линии и желания брой разширения на работата. Стандартното разпределение е следното: всяка градска линия съответства на 3-4 вътрешни. Във всеки случай, когато определяте броя на обслужваните стаи, се препоръчва да се консултирате със специалист по инсталирането на централа за офиса. Най-малкият капацитет на такова устройство е 3 фиксирани линии и 8 вътрешни абоната.
Необходимо е да се изясни дали след инсталирането на офисната централа ще останат безплатни външни и вътрешни канали. Такъв запас не трябва да е голям, но при пълното му отсъствие в близко бъдеще може да възникнат редица проблеми. Не трябва да забравяме за вътрешните линии за факсове и модеми.
Вие също трябва да вземете решение за производителя. Най-популярните компании, които произвеждат централи за офиса, са Panasonic и LG.
Има редица важни проблеми, които просто трябва да обсъдите със специалист по PBX връзка:
- наличието на вграден адаптер за свързване на непрекъсваеми захранващи батерии;
- необходимостта от конектор за компютър, който провежда протоколи за преговори;
- възможност за равномерно задаване на режима на разпределение на натоварването на всяка от градските линии.
Сега знаете как да изберете централа за офис. Дойде време да научите повече за основните функции на това устройство.
Основните функции, които са оборудвани с централа
Office PBX има следните основни функции:
- Пренасочване на обаждане Тази функция е най-популярната, независимо от вида дейност на предприятието. Тя ви позволява да пренасочвате входящо повикване към факс или към конкретен служител на компанията. За целта просто наберете подходящия номер на телефона на системния телефон и затворете. Външната страна ще чуе мелодията, докато не се установи нова връзка. Ако конкретен служител не е на мястото си или неговата линия е заета, външният разговор ще бъде върнат на системния телефон.
- „Прихващане“ на разговор. Тази функция е необходима в случаите, когато един от служителите отиде на друг работен плот и по това време телефонът му звънна. PBX за офиса позволява на този служител да приема разговора дори докато се движи по периметъра. За това служителят ще трябва да набере определена комбинация от номера на което и да е от устройствата.
- Получавайте обаждане по време на разговор. Ако по време на разговор пристигне паралелно повикване, в слушалката ще се чуе определен сигнал. Като напишете прост код, можете да отговорите на това обаждане.
- Ред за връзка. В случай на неуспешни опити да достигнете стационарен номер, който е постоянно зает, трябва да наберете специален код. АТС ще ви уведоми, че необходимата линия е освободена и връзката ще се установи автоматично.
- "Следвай ме." Тази функция ви позволява да пренасочвате към което и да е от вътрешните номера в периметъра на офиса. По този начин служителят може да не е на работното място, но всички негови входящи обаждания ще бъдат приети от него.
- Конферентен разговор. Тази функция ви позволява да свържете един или повече допълнителни участници към телефонен разговор. Участниците в конференцията могат да бъдат както вътрешни, така и външни абонати.
- Връзка към разговора. Благодарение на тази функция, мениджърът може по всяко време да се свърже с който и да е от подчинените си, дори ако в този момент се води телефонен разговор. Само абонат с подходящо ниво на приоритет може да се свърже към разговора. Този процес е придружен от звуков сигнал. Съответните приоритетни нива се задават по време на инсталирането и конфигурирането на централата.
Допълнителни функции на централата
В допълнение към основните функции, които офисните централи имат по подразбиране, има редица допълнителни функции, които са полезни в конкретен случай. Някои от тях са описани по-долу.
Ако рецепционистът е зает на системния телефон, входящо повикване може да бъде поставено на опашка. Външният абонат няма да чуе звуков сигнал, а гласово съобщение, което можете да създадете сами. Това може да бъде или рекламно съобщение, или просто искане да останете на линия.
Друг вариант за малко облекчаване на секретаря е да се даде право на външни абонати сами да наберат необходимия вътрешен номер на конкретен служител на компанията.
Възможността за използване на речеви процесори ви позволява да оборудвате всяко разширение с телефонен секретар. В допълнение, такава гласова поща дава възможност за обработка на входящи повиквания без участието на оператори.
За да се определи кой от служителите е извършил кои междуградски или международни разговори, е възможно да се издаде личен код на всеки от служителите, с помощта на който човек ще може да използва комуникация на далечни разстояния. Ако служителят няма специален набор от номера, тогава той няма да може да се обади на пътната линия.
По-долу ще бъдат описани както стандартните, така и модерните видове офисни централи.
Аналогова централа
Аналоговите централи могат да се използват, когато броят на вътрешните абонати не е повече от петдесет и не се налагат високи изисквания към функционалността на телефонната мрежа.
Такова оборудване превръща речта в импулсен или непрекъснат електрически сигнал, чиято амплитуда варира. Към днешна дата аналоговите мини централи могат да обслужват до 46 порта.
Основното предимство на такова оборудване е по-ниската цена в сравнение с цифровите при еднакви показатели за капацитет. Недостатъкът на аналоговите централи е малък брой сервизни функции.
Цифрова централа
Цифровите централи могат да обслужват повече от 50 порта. Такова оборудване преобразува речта в двоични импулсни потоци, използвайки техника за модулация на импулсен код.
Цифровите централи имат по-висока цена в сравнение с аналоговите. Но благодарение на това такова устройство има голям брой сервизни функции. Освен това тези централи са много по-лесни за инсталиране в офиси.
Безжична централа
Безжичните централи за офиса осигуряват мобилност на служителите и не изискват окабеляване. Когато използват такова устройство, работниците имат безжични телефони, с които могат да се движат по целия периметър.
За разлика от клетъчната, безжичната е безплатна. Капацитетът на такива миниавтоматични телефонни станции може да се увеличи без проблеми. Работата на тази връзка не изисква разрешения.
За разлика от кабелните телефони, радиостанциите са защитени от слушане и скрита връзка. Качеството на звука при използване на безжична централа се характеризира като високо.
Виртуална централа
Виртуалната централа за офиса е продукт на най-новите технологии. Той се намира на сървъра на интернет оператора, не изисква закупуване на допълнително оборудване и работи въз основа на мрежата, налична в офиса.
При използване на такова оборудване разходите за комуникация се намаляват до минимум. Ако е необходимо, разширяването на капацитета на тази централа се извършва много бързо.
Ако офисът е променил местоположението, тогава не е необходима промяна на наличните телефонни номера. Не е необходимо също да се обаждате на специалисти, които да инсталират и свържат такава централа - целият контрол се осъществява чрез Интернет.
Централа с използване на GSM
Мини PBX GSM за офис е проектиран да организира телефонни комуникации на местата, където няма възможност за редовна линия, но има сигнал от мобилен оператор.
GSM-шлюзът помага да се увеличи броят на външните линии, като същевременно осигурява намалени разходи за офис за мобилни комуникации. Инсталирането му е възможно във всяка сграда, град или държава, където вашата IP мрежа ще бъде достъпна. Мини PBX за офис, използващ такова оборудване, предоставя възможност за извършване на възможно най-много мобилни разговори, като се използва интернет или корпоративна тарифа, когато те са под нормалната цена на разговорите.
Инсталиране на офисна централа
Инсталирането на централата за офиса включва дизайн и конфигуриране. Слушайки мнението на специалист по свързване на такова оборудване, трябва да определите най-подходящите опции за вас и необходимия капацитет на телефонната станция.
Следващият етап от монтажа е инсталирането на оборудване. Обикновено тя се намира вътре в специален шкаф. След свързване на външни и вътрешни портове всички кабели се кръстосват и маркират и се извършва процесът на първоначално тестване на системата.
Следващата стъпка е програмирането и конфигурирането на централата. Този процес е чисто индивидуален за конкретен клиент, защото желанията и изискванията на всеки са различни.
Ако офисите на компанията са разположени в няколко сгради, тогава всяка от тях трябва да създаде своя собствена централа, която ще взаимодейства помежду си, използвайки цифров или аналогов багажник. Обикновено се използва един системен телефон, инсталиран със секретаря. Останалите служители трябва да бъдат снабдени с конвенционални апарати. Ако се наложи да се снабдят всички служители със системни телефони, ще е необходимо да се закупят допълнителни системни платки за централи, което ще доведе до допълнителни разходи.
