Всеки аналитичен документ е инструмент за категория на управление, който ви позволява да вземете правилното решение. Документът показва преглед на конкретен предмет на изследване със заключения относно резултата, като посочва методите за тяхното изпълнение. Информацията може да бъде включена в бележката за минали проучвания и открития.
Структура на документа
На ниво регулаторни актове структурата на документа не е дефинирана, няма строги изисквания за неговото изготвяне. В документацията се е развила определена практика, разграничават се следните задължителни точки:
- заглавие на документа, заглавие;
- Резюме;
- въведение;
- същността на описания проблем, тоест основната част на документа;
- заключения и заключение;
- Подпис на инициатора и дата.
В края на документа, след заключенията, може да има списък на използваната литература, доклади, на които авторът му е разчитал, когато пише бележката, и списък с приложения.
Капачка и заглавие на документа
Тази част от документа е подготвена в стриктно съответствие със стандартите, приети в бизнес процеса на работа.
Пример за писане на аналитични бележки:
Ръководителят на LLC ….
Пълното име
(от) кого
Ръководителят на структурното звено ….
Пълното име
Аналитична бележка
Ако регистрацията на такива документи е предвидена от вътрешния документооборот, се поставя дата и изходящ номер на бележката.
Анотация или предговор
Този параграф от документа предоставя кратко описание на същността на проблема. Ако говорим за научната общност, тогава може да се посочи основната цел и методи, използвани при анализа на данните. Този параграф от бележката може да описва източниците на данни, обосновката за тяхното използване. Стратегическата цел, постигането на която вдъхнови автора на документа да проведе проучвания, трябва да бъде показана.
Разгледайте примера за писане на аналитични бележки.
Ако документът се отнася до вътрешното управление на документи, тогава предговора може да бъде като цяло кратък:
… По резултатите от инвентаризацията на склад № …., извършена … дата …
или
… относно напредъка на работата, планирана за текущото тримесечие от отдела … име …
Ако говорим за документи, използвани в научната общност, или за анализ на сериозен проблем, тогава предговора може да изглежда така:
… Резюме: През последните 3 месеца анализ на потребителското търсене на автомобили по техните категории и марки в магазина … името …
Изследването е проведено с помощта на класически мултиварентен анализ. Данните са обобщени в обща таблица с оценка на всички фактори по десетобална скала. Според резултатите от изследванията безспорният лидер е идентифициран … по името на превозното средство …
Примери за писане на аналитични бележки в отдела за продажби на предприятие:
… Компанията … име … за 6 месеца, анализ на резултатите от отдела по продажбите. В резултат на това бяха идентифицирани редица отклонения от планираните показатели с възможни причини за появата им.
|
Индикаторът, който беше анализиран |
планът |
факт |
% отклонение |
причина |
|
Парични постъпления от продажби, руб |
||||
|
Запаси от складове ……….. |
Основната част от документа
В тази част на бележката се препоръчва да се придържате към определена структура:
- Описание на проблема, който трябва да се анализира.
- Методи, използвани в анализа.
Ако документът в резултат се окаже обемен, тогава е възможно да се състави съдържанието с указване на номера на страници, имена на определена част от документа.
Основният акцент е върху техники за анализ с предварителни заключения. Ако в хода на работата са се появили определени теории, тогава те са озвучени в документа. Основното е, че структурата на основната част на документа има логика.
Разгледайте примера за писане на аналитични бележки, описание на същността на проблема.
Управление на фирмата …. Свързах се с нашата организация поради факта, че през последните 2 години в отдела за продажби има постоянно намаляване на печалбите. По време на преговорите беше разкрито, че няма намаление на броя на клиентите, напротив, през последните 2 години броят им е нараснал с 20%. В същото време приходите намаляват с 30%. В хода на анализа на дейностите на отдела по продажбите бяха използвани следните методи …………….,
Заключителната част, заключенията
Аналитична бележка за предприятие (примери са в тази статия) или за учен, политиката не може да бъде без заключения. В допълнение, този, който съдържа прогноза и препоръки за по-нататъшни действия, се счита за наистина правилно съставен документ. И изграждането на тези заключения и препоръки трябва да се основава само на проведените изследвания и резултатите, получени в резултат. В този случай изводите не трябва да се повтарят, което означава с получените по-рано, които са описани в основната част на бележката.
Аналитичната бележка (примери по-долу) не трябва да съдържа противоречия, особено в заключителната част, в документа трябва да се проследи ясна връзка между заключенията и анализа. Няма окончателни „изказвания“, които не са обосновани от горния текст, тоест няма лични заключения.
Помислете за примерна аналитична бележка (пример).
… За да се елиминира загубата от продажби, наблюдавана през последните 2 години, трябва да се планират следните мерки:
|
Очакван икономически ефект |
До коя дата трябва да се провеждат събитията |
Изисква се действие |
отговорен |
Не се препоръчва да се правят изводи на повече от една страница A4.
Подпис и приложения
В края на документа задължително се регистрират позицията и пълното име (с декодиране) на автора. Ако анализът е извършен от няколко лица, тогава те трябва да бъдат посочени. Датата на написване на бележката и подпис е поставена. Ако документът е предназначен за широк кръг хора или е прехвърлен в друга структурна единица на предприятието, можете да посочите данни за контакт за обратна връзка.
Аналитичните бележки (примери, които разгледахме) може да имат приложения. Това са допълнителни документи, които могат да съдържат графики и междинни данни, списък на използваните термини или формули за изчисления, използвани от автора. Можете да посочите списък с референции, информация, от които лежи основата на анализа.
