За да се оцени реално разходите на компанията, насочени към производството на продукти или предоставянето на услуги, се прилага специална методика. Анализът на функционалните разходи е специална технология, с която можете да оцените стойността, без да се позовавате на организационната структура на компанията. Този инструмент позволява на мениджърите да разберат по-добре производствените връзки и процеси. Характеристиките на този метод, неговите основни характеристики и препоръки за употреба ще бъдат разгледани по-късно.
Предназначение и особености на техниката
Функционалният анализ на разходите (PSA) е метод, който ви позволява да определите не само цената, но и други характеристики на продукта. Тя се основава на използването на фирмени ресурси и функции (действия, извършвани на всеки етап от производствения цикъл), които участват в производството на стоки и предоставянето на услуги.
Това е алтернатива на традиционните подходи. FSA се различава от тях в следните качества:
- Информацията се представя във форма, разбираема за персонала. Служителите, участващи в бизнес процеса, имат достъп до данни, които са представени по разбираем начин.
- Накладните разходи се разпределят в съответствие с принципа за точно изчисляване на използването на фирмените ресурси. В същото време, информацията за процесите, по време на които са предоставени определени стоки или услуги, беше подробно разкрита. Това ви позволява да оцените въздействието върху цената на определени разходи.
Анализът на функционалните разходи е удобна техника, която разкрива информация за фирмените разходи. С негова помощ се извършва цяла гама от работа. Освен това общите принципи на методологията могат да се прилагат както в текущото, така и в стратегическото управление на организацията.
Прилагане на резултатите от анализа
Като се имат предвид целите и задачите на анализа на функционалните разходи, трябва да се отбележи, че с негова помощ се извършват много видове работа:
- Реалната информация се събира и предоставя в достъпна форма за ефективността на центровете за отговорност в изследвания обект.
- Определят се направленията и се прави общ анализ на показателя на разходите за различни бизнес процеси. Например, могат да се провеждат изследвания за производство, маркетинг, маркетинг, обслужване, мониторинг на качеството и други.
- Извършва се сравнителен анализ и е обоснован изборът на най-рентабилния бизнес процес, както и технологията за неговото прилагане.
- Провеждане на аналитични дейности, насочени към установяване и обосноване на функциите на структурните звена на обекта на изследване. Това ви позволява да подобрите качеството на готовите продукти на организацията.
- Основните, допълнителни, както и ненужните разходи в хода на изпълнението на основните дейности се идентифицират и проучват.
- Разработени и сравнени начини за намаляване на разходите за производство на продукти, продажби и управление. Това става възможно чрез оптимизиране на функциите на цехове, производствени площадки и други структурни звена.
- Извършва се анализ на предложените подобрения, интегрирани в дейностите на компанията.
Цели и цели на метода
Методиката включва разработването и практическото приложение на специални модели. Като се имат предвид целите и задачите на анализа на функционалните разходи, може да се отбележи, че е необходимо да се подобри организацията. Освен това при използване на техниката ефективността се подобрява в различни посоки. И така, показателите за вложената работна ръка, разходите, производителността се подобряват. При изграждането на модели е възможно да се получи голям обем информация, важна за вземане на решения. Освен това резултатите от подобни проучвания могат да бъдат много неочаквани за мениджърите.
Целта на анализа на функционалните разходи е да се получи необходимата информация за ефективността на центровете за отговорност на организацията. Това става възможно благодарение на изграждането на система от показатели за разходи и разходи, както и по време на анализа на разходите за труд, вложената работна ръка и редица други относителни показатели.
По време на оперативното управление техниката ви позволява да формулирате препоръки за действия, които ще увеличат печалбите, както и ще повишат ефективността на компанията. При провеждане на стратегическо управление може да се получи важна информация за вземане на решения за реорганизация, промяна на асортимента, ново производство, диверсификация и др.
Задачата на анализа на функционалните разходи е да предостави данни за правилното преразпределяне на фирмените ресурси, за да се получи максимална полза. За това се определят възможностите на факторите, които имат най-голямо влияние върху крайния резултат. Това например може да бъде качество, намаляване на разходите, поддръжка, оптимизиране на интензивността на труда и др. Въз основа на изследванията се вземат решения за финансиране на най-подходящите области.
ICA моделите се използват за намаляване на производствените разходи, увеличаване на производителността, намаляване на разходите за време и подобряване на технологията на производство на готова продукция.
Методологичен алгоритъм
Има няколко основни етапа на анализа на функционалните разходи. Това ви позволява да получите надежден резултат от изследването.
На първия етап се определя кои функции се изпълняват последователно по време на производството на готови продукти. След като съставят списък на процесите, през които суровините преминават в процеса на превръщането им в краен продукт, те се разделят на две групи. Първата категория включва функции, които влияят върху стойността на продукта, а втората - не засяга. След това процесът се оптимизира. Необходимо е да се намалят или премахнат напълно (ако е възможно) всички стъпки, които не влияят върху стойността на стоките. По този начин можете да намалите разходите.
На втория етап от анализа на функционалните разходи за всеки отделен процес се определят разходите за целия период на отчитане. Той също отчита броя на работното време, прекарано в изпълнение на подобна функция.
Третият етап включва изчисляване на размера на разходите, които компанията прави в производствения процес и изпълнението на всеки процес. Така, например, работата на машината се характеризира с преки и режийни разходи, които общо оставят 250 хиляди рубли. годишно. През това време оборудването ще произведе 25 хиляди бройки. Приблизителната цена на източника на разходи е 10 рубли. на един продукт. За час машината прави 6 продукта, така че алтернативна измервателна единица може да бъде индикатор на разходите от 60 рубли. на час. В процеса на изчисляване на размера на разходите можете да използвате и двата еквивалента.
Като се имат предвид основите на анализа на функционалните разходи, може да се отбележи, че в хода на такава работа могат да се приложат два вида източник на разходи:
- По функция (драйвери за активност). Показва как обектът на разходите влияе върху нивото на детайлност на процеса.
- По ресурси (драйвери за ресурси). Отразява как нивата на функционална активност влияят на разходите.
На четвъртия етап, след определяне на източника на разходи, за всеки етап от производствения цикъл се извършва окончателно изчисляване на разходите, които възникват при производството на определен продукт.
Във всеки случай етапите на производство се разглеждат в различен мащаб. Той е избран в съответствие с целите на изследването. Ако моделът е твърде подробен, изчислението на PSA може да бъде сложно. Още преди началото на изследването се определя степента на сложност на този процес. Зависи от разходите, които организацията разпределя за изследването.
Как да приложим резултата от изследването
Анализът на функционалните разходи е ефективна система, която позволява решаването на редица проблеми. Те са свързани с нивото на рентабилност, което производителят е планирал. С помощта на FSA човек може да отговори на следните въпроси:
- Пазарът определя ли ценовото ниво или производителят може да избере на каква цена е оптимално да продава готови продукти?
- Задължително ли е увеличаването на разходите, чиято премия се изчислява по метода на FSA?
- Трябва ли разходите да се увеличават пропорционално, ако има обоснована необходимост от това или трябва да се финансират само определени области?
- Как индикаторите на FSA се сравняват с нивото на крайната цена на продуктите?
Можем да кажем, че анализът на функционалните разходи е техника, която ви позволява да оцените нивото на печалба, което може да получи една организация при производството на определени продукти.
Ако разходите са правилно оценени, доходът преди облагане с данък ще бъде равен на разликата между продажната цена и разходите, изчислени по метода на FSA. В същото време ще бъде възможно да се определи на етапа на планиране кое производство ще бъде нерентабилно. Продажната цена в този случай ще бъде по-малка от общите разходи. Можете да правите подходящи промени своевременно, за да предотвратите негативни последици.
Подобряване на ефективността на бизнес процесите
Функционалният анализ на разходите позволява да се увеличи ефективността на производството. Тази процедура се провежда на три етапа:
- Анализ на производствените процеси, което позволява да се идентифицират възможностите за подобряване на процедурите за тяхното изпълнение.
- Определете причините, които обясняват възникването на непродуктивни разходи, и също така намерете начини за тяхното отстраняване.
- Извършва се мониторинг и се въвеждат подходящи технологии в производствения процес.
Можете да възстановите компанията, за да намалите времето, разходите и труда, изразходвани чрез анализа на функционалните разходи. FSA може да ги намали чрез подобряване на технологията на производство. За целта се извършват редица действия:
- Съставя се списък от процеси, които се класират по цена, изразходвано време и вложен труд.
- Изберете функцията, цената на която ще бъде най-голяма.
- Времето, необходимо за извършване на определени производствени процеси, се намалява.
- Ненужните производствени стъпки се елиминират.
- Организира съвместното използване на всички необходими функции.
- Преразпределете ресурси, освобождавайки капитала в процеса на усъвършенстване на технологиите.
Подобни действия могат да подобрят производството, да подобрят качеството на резултата на организацията. В същото време се сравняват различни етапи от процеса на производство на продукта, избират се рационални технологии. На тях се разпределя финансиране. Нерентабилните, неразумно скъпите процеси се подобряват или премахват напълно.
Информацията, получена по време на FSA, прилага различни аналитични методи, например стратегически анализ, анализ на разходите, време. Може да се извърши и функционален анализ на разходите на персонала, данните от който се използват по време на изследването на показателите за интензивност на труда. Разглеждат се и въпросите за определяне на целевата стойност на готовия продукт и цената, която възниква от жизнения цикъл на продукта.
Въз основа на методологията на FSA се формира бюджетна система на предприятието. Първо се определят обемът и цената на работата, както и количеството ресурси. Ако тази област е печеливша, се създава бюджет за изпълнение на производствената задача. Решенията в случая са съсредоточени и информирани. Ресурсите се разпределят по оптималната схема. Въз основа на това се формира разумна бюджетна система.
Ползи за FSA
Технологията за анализ на функционалните стойности има както редица предимства, така и недостатъци. Положителните качества на техниката включват:
- Анализаторът получава точна информация от кои компоненти се състои стойността на готовия продукт. Това ви позволява да вземате информирани решения в стратегическото планиране на организацията в контекста на определяне на цените на готовите продукти, правилното съотношение на продуктите. Мениджърите могат да вземат правилното решение дали да произвеждат определени продукти самостоятелно или да ги закупят с цел по-нататъшна обработка.
- Въз основа на изследванията можете да определите дали е необходимо да се финансират изследвания в тази индустрия, да се автоматизират производствените процеси, да се популяризират стоки или услуги и т.н.
- Яснота в областта на производствените функции. Поради това организацията може да обърне повече внимание на скъпите производствени процеси, тяхната ефективност, както и да намали обема на операциите, които не добавят допълнителна стойност към продукта.
Недостатъците на метода
Функционалният анализ на разходите има някои недостатъци:
- Ако детайлите на процеса са неправилно подробни, изчислението може да е трудно, тъй като моделът се претоварва с подробности. Тя става твърде сложна.
- Мениджърите често подценяват важността на събирането на данни за източниците на формиране на разходите по функции.
- За качествено прилагане на методологията ви е необходим специален софтуер.
- Поради организационните промени моделът бързо остарява.
- Процесът на внедряване не винаги се разглежда достатъчно сериозно от ръководството, той може да не се взема предвид при вземане на решения.
Пример за приложение на FSA
За да се разберат по-добре характеристиките на функционално-разходния анализ на системата от производствени функции, е необходимо да се разгледа приложението му с пример. Почти всяка компания може да определя цените на продуктите неправилно, особено ако произвежда и продава голям брой продукти. За да разберем защо възникват подобни грешки, можем да разгледаме работата на две централи.
Производителите правят обикновени химикалки за писане. И така, в първия завод годишно се произвеждат 1 милион сини химикалки, а при второто - 100 хиляди броя. За да използват максимално производствените мощности, във втората фабрика, в допълнение към сините химикалки, те произвеждат още 65 хиляди черни, 15 хиляди червени, 13 хиляди пурпурни химикалки и цяла серия от други сортове. Като цяло за годината вторият завод произвежда до 1000 вида различни химикалки. Обемът на производството тук варира от 500 до 1 милион бройки. годишно. Така се случва количеството на производството на първия и втория завод да съвпада, достигайки един милион производствени единици годишно.
Може да се предположи, че в този случай и двете индустрии се нуждаят от един и същ брой работни места, прекарват един и същ брой часове, материали и т.н. Но има съществени разлики в организацията на производствените процеси. Във втория завод работят повече персонал. Персоналът включва специалисти, които се занимават с въпроси:
- настройки и управление на единици, машини, линии и др.;
- проверки на оборудването след конфигуриране;
- получаване и проверка на суровини, материали и части, които се използват в производствения процес;
- движение на материали, готови продукти, доставка до пунктове за продажба;
- обработка на брака;
- проектиране, изпълнение на промени в дизайна;
- сключване на сделки с доставчици;
- планиране за доставка на части и суровини;
- модернизация и програмиране на по-обширна софтуерна система, отколкото в първата фабрика.
Второто предприятие има по-голям престой, повече извънредни часове. Складовете се презареждат, повече подобрения и отпадъци. Тези и много други проблеми водят до несъответствие на цените с пазарната реалност.
За да увеличат печалбите, вторият завод трябва да намали производството на прости сини химикалки, от които има достатъчно на пазара, и да произвежда цветни сортове. Такива стоки се продават по-скъпо от сините химикалки (въпреки че производствените им разходи са почти същите като сините). За да определите кои продукти, колко да пуснете, как да намалите разходите, FSA ще помогне.
