Медиите са най-сигурният и бърз начин за разпространение на информация. Единственият въпрос е как да привлечем вниманието на всемогъщите журналисти към рекламираното предприятие, продукт или услуга. Има най-различни начини, сред които феноменът на пресконференция е често срещан. Това е един от най-ефективните трикове, който носи добри резултати.
Пресконференция - платена ваканция за журналист
Много предприятия и компании с рекламна цел организират различни видове събития за медийни работници. Пресконференция е организирано пътуване за журналисти, по време на което те се запознават с особеностите на продукцията. Важен елемент на подобно събитие е наличието на информационен повод, нещо ново и необичайно, което може да привлече вниманието на медиите.
Кой плаща за всичко това?
Обикновено това събитие се заплаща изцяло от фирмата организатор. Понякога редакцията възстановява част от разходите, например, ако смята, че участието в пътуването ще предостави полезна информация. Пресконференция за журналисти е добра възможност да разширите професионалния си хоризонт, да получите нова и интересна информация, както и да се отпуснете и да общувате в неформална обстановка, да направите нови познанства.
Защо да харчите пари и да плащате на журналистите ваканция?
Чрез организиране на учебни пътувания за пресата предприятията имат конкретни задачи. Сред основните цели на пресконференцията са следните:
- Рекламна компания - да покаже на широката общественост работата на предприятието отвътре. Това позволява не само да се популяризира компанията, но и да се увеличи доверието на потенциалните потребители.
- Демонстрация на иновации - запознаване на обществеността с характеристиките на нов продукт или по-модерни технологии.
- Отговорът в медиите - в края на пресконференцията организаторите очакват публикуването на журналисти, в които те говорят за новия продукт и описват впечатленията си от пътуването. Разбира се, тези отзиви не винаги са положителни. Ето защо към организирането на пресконференция за медиите трябва да се подхожда внимателно.
Разновидности на промоцията
Пресконференцията може да бъде разделена на следните видове:
- Дни на отворени врати - обикновено се организират от доста затворени компании и предприятия. Те могат да се извършват както с определена периодичност (например всяка година по едно и също време), така и да бъдат обвързани с конкретни иновации (ново оборудване, персонал, подобрени технологии). Дните на отворени врати траят един или няколко дни, всичко зависи от мащаба на организацията и броя на посетителите. Тяхната структура е основно една и съща: в първата, официална част, гостите се разказват за характеристиките на предприятието. Втората част съдържа екскурзия, където посетителите могат да видят със собствените си очи работата и специалните постижения на компанията.
- Посещение на сайта - този вид пресконференция се организира директно за журналисти. За новите предприятия това е чудесна възможност да се изразят в пресата, да информират обществеността за съществуването си.
- Пътуването е може би най-приятният вид пресконференция за журналистите. Много често компаниите организират еднодневни или по-дълги разходки по вода или по суша. Спокойна атмосфера и положителни емоции установяват приятелски отношения между организаторите и пресата, което допринася за положителните отзиви и рецензии.
Кой организира пресконференции?
Пресконференцията е предимно рекламно събитие. Много е важно да се вземат предвид всички нюанси и най-малките детайли, защото един малък надзор може значително да подкопае репутацията на дадена организация. Разбира се, някои компании обвиняват организацията на пресконференцията на своите служители. Други наемат специалисти в тази област - служители в PR услугите. Тяхната задача е не само компетентно да организират пресконференция, но и да придружават непрекъснато журналистите.
Как да направим пресконференция успешна?
Организирането на пресконференция е трудоемък процес, който изисква внимателна предварителна подготовка. Тук е важно всяко малко нещо, всичко трябва да бъде ясно обмислено предварително, дори са предвидени най-непредвидените ситуации. Необходимо е да се създадат условия, при които журналистите да се чувстват комфортно и свободно, защото от техните впечатления зависи дали прегледът на компанията ще бъде добър или лош. Ето защо задачата на организаторите е не само да създадат приятно впечатление за предприятието, но и да задоволят нуждите и желанията на работещите в медиите. Всичко това трябва да се има предвид при планирането на събитие.
Етапи на организиране на пресконференция
Те са както следва:
- Поставяне на конкретни задачи, които трябва да бъдат решени по време на пресконференцията.
- Изберете конкретен тип пресконференция.
- Правилната формулировка на новина.
- Правилна подготовка на прессъобщение - материал, който съдържа цялата информация за компанията и нейната дейност.
- Определяне с мястото на събитието и неговия дизайн. Ако пресконференцията ще се проведе в предприятието, трябва предварително да се погрижите за безопасността и чистотата на оборудването, както и за спазването на различни норми и правила. Персоналът трябва да бъде в чист работен вид, трябва да бъде подготвен за възможни въпроси от страна на журналистите. В случай на конференция е необходимо залата да бъде оборудвана с всичко необходимо за продуктивна комуникация между организаторите и редакцията.
- Избор на подходящо място за настаняване на журналисти - гостите трябва да отседнат в комфортни условия, така че трябва да обърнете голямо внимание на резервацията на хотел.
- Изборът на най-благоприятното време - провеждането на пресконференция може да бъде приравнено към датите на издаване на ключови публикации.
- Извършване на маршрут - не е необходимо да е много дълъг, в противен случай гостите ще бъдат уморени. Препоръчително е да добавите повече забавление към интересуващите журналисти. Необходимо е също така да се разгледат всички организационни въпроси. Ако се разбере, че гостите ще се движат независимо, спирките трябва да бъдат обозначени с определени знаци. Ако е организирана екскурзия, тогава трябва да помислите за транспорта и времето за събиране, както и да изберете професионален водач.
- Съставяне на списък с поканени - всички гости получават официални покани, които трябва да бъдат изпратени предварително. Дори ако събитието е достъпно за всички, медийните работници трябва да бъдат уведомени отделно. По определени причини не всички поканени ще могат да вземат участие в пресконференцията, но може да проявят интерес. В този случай трябва да изпратите всички свързани документи по пощата.
- Подготовка на необходимите материали - креативно проектиране на програма за пресконференция, различни брошури за дейността на компанията, включително прессъобщение и др.
- Избор на квалифициран модератор - неговата задача е да провежда конференции и да представлява компанията. Именно той разказва на репортерите за иновациите, които послужиха като информационен повод за пресконференцията.
- Приготвянето на тематични сувенири и подаръци за журналисти е един вид допълнителен бонус в крайна сметка, който повишава настроението и лоялността на гостите.
Някои важни правила
По време на PR събитието гостите трябва да са удобни и безгрижни. Те трябва да чувстват, че всеки момент ще им бъде помогнато и ще разрешат всички въпроси и проблеми. Журналисти - гостите са много причудливи и обръщат голямо внимание дори на най-малките дребни неща. Ето защо си струва да спазвате няколко прости, но много важни правила:
- Не трябва да пестите от храна, напитки, транспорт и хотел. Пресконференцията е насочена към журналистите, така че те трябва да бъдат приветствани достойно.
- Условията за настаняване на организаторите в никакъв случай не трябва да са по-добри от тези на гостите - това веднага ще бъде забелязано и, вероятно, отразено в рецензиите.
- Най-добре е да настаните наблизо пресата и представители на фирмата. Така те ще имат повече възможности да общуват в неформална, спокойна атмосфера, да изградят доверчиви отношения и да получат повече информация.
- Препоръчва се да разделите гостите на малки групи, ако има твърде много. Към всеки трябва да има придружител, който ще помогне на членовете си. Ще бъде много по-лесно да се свържете с журналисти.
От теория до практика
Как се провежда пресконференция на практика? Как точно се реализира основната цел на събитието: разпространението на информация за производителя чрез публикации в медиите? Тези проблеми могат да се видят ясно на един от най-важните примери на пресконференция.
