Протоколът от срещата е документ, отразяващ всички важни решения на това събитие. Неправилното съставяне, както по смисъла, така и по отношение на дизайна, може да доведе до оспорването му от участниците в срещата. Освен това съществува потенциалният риск от вземане на неправилни управленски решения, ако протоколът от производствената среща съдържа подвеждаща информация. Правилно подредете това ще помогне на набор от прости препоръки.
Текстът на този документ обикновено съдържа две части: уводна и основна. Протоколът от срещата (първата й половина) включва описание на основните параметри на събитието: позиция, пълно име участници, председател и секретар. Когато някой от присъстващите има специален статус (поканен, експерт, наблюдател и т.н.), това се отбелязва и в документа. Ако на срещата присъстваха много хора, протоколът за срещата може да съдържа данни за тях на отделен лист, което е неразделно приложение на документа. Уводната част завършва с дневен ред, който съдържа списък на адресираните въпроси. Желателно е да ги подредите по важност, но може да има и други фактори, влияещи върху мястото в списъка с въпроси. Например структурата на дневния ред може да зависи от логическата връзка на част от въпросите му или от заетостта на лица, участващи в събитието. Самият документ се изпълнява на бланката на организацията (нейното звено), трябва да бъде посочено кога се е състояла срещата.
Протоколът от срещата в основната част трябва да съответства на уводната. По-специално, точките му трябва да вървят в същия ред, както в дневния ред. Алгоритъмът за изграждане на текст, който улавя информация за всяка точка от дневния ред, е следният: „слушан“, „говори“, „решил“. Основното правило в тази част на протокола е, че той не трябва да се превръща в един вид препис.
По-специално, подслушаният „слушан“ описва кой е бил основният говорител по въпроса, какво предложи в резултат на речта си. За лектори участниците също посочват кой е казал какво са предложили. Решението определя окончателната позиция на мнозинството от участниците в срещата. Ако той е приет с гласуване, тогава се посочва колко души са били за него, колко са били против, както и броят на въздържалите се. В зависимост от важността на обсъжданите проблеми могат да бъдат изброени пълни имена. хора, заели тази или онази позиция.
Протоколът на заседанието се съставя от секретаря, самият документ се подписва от изпълнителната власт и председателя на събранието. Източникът на информация за съставянето му са ръкописни чернови, бележки, направени с помощта на диктофон, преписи. Ако разрешаването на проблеми, идентифицирани по време на заседанието, изисква пълномощията на висше длъжностно лице, което не е участвало в заседанието, може да се предостави допълнително одобрение за решения от този ръководител. Подписаният и регистриран протокол може да бъде изпратен както като единствен документ, така и под формата на извлечения за длъжностни лица, към които се отнася само част от въпросите.
