Събитие означава среща, планирана и проведена с участието на група хора: празник, бизнес среща, спортно събитие, детско парти, рекламна кампания и др. Тъй като събитието най-често присъства голям брой участници, е изключително важно да се погрижите за безопасността на всички поканени, както и че им е удобно, никой не скучае, няма оплаквания от менюто, изпълнението на артистите, дизайна на заседателната зала и пр. За да избегнете неприятни изненади, трябва да внимавате Но да се подготвя.
Подготовката на събитието започва с планиране. По-добре е да се притеснявате как да планирате събитието предварително. Колкото повече време е останало до значителна дата, толкова повече възможности за обмисляне, претегляне, избягване на грешки и отрицателна обратна връзка от участниците. Плановете се правят в съответствие със спецификата на събитието, но има общи препоръки за планиране.
Какво да планирам
На първо място целта. Нито едно събитие не се провежда точно така. Ръководителите на фирмите искат да постигнат определени резултати: формиране на корпоративна култура, популяризиране на стоки на пазара, разширяване на платформите за бизнес, събиране на служители, честване на годишнината (официално признаване на неговите заслуги към компанията) и т.н. Основното е, че целта трябва да бъде конкретна, ясно формулирана и постижима, Заедно с целта се определя и типът на събитието (бюфет, пикник, почивка във водния парк и др.).
Следващият етап от планирането е бюджетът. Колкото и да се старае организаторът, няма да е възможно да реализирате всички творчески идеи, ако бюджетът не позволява това. Ето защо, преди да решите как да съставите план за действие, трябва да вземете решение за финансите.
Следните елементи се считат за:
- брой и пол на гостите (необходими за съставяне на менюто, избор на напитки);
- място на събитието;
- проектно и техническо оборудване;
- транспорт (ако събитието е на разстояние);
- фото и видео снимане;
- покана на домакина, художници;
- награди и подаръци;
- Медийно отразяване на събитието (ако е необходимо).
въпросници
След като изясните горните проблеми, можете да започнете да съставяте въпросници за поканените. Така ще бъде по-лесно да се вземат предвид желанията на гостите. Според резултатите от проучването може да се наложи да направите корекции в плана и прогнозата. Предлагаме приблизителен списък с въпроси:
- Планирате ли да присъствате на събитието?
- Ако не планирате да присъствате на събитието, тогава по каква причина?
- Как разбрахте за събитието?
- Как беше регистрацията за участие в събитието (много проста, проста, без проблеми, с малки затруднения, някакви затруднения)?
- Имате ли някакви желания от менюто?
- Кой ще плати за вашето участие в събитието?
- Какви теми, дискусионни въпроси ви интересуват?
- Имате ли въпроси относно събитието, кои от тях?
- Имате ли въпроси към домакина на събитието, кои от тях?
- Как бихте искали да получавате информация за събитието (адрес, имейл, телефон)?
- Други.
Въпросите се настройват в зависимост от вида и съдържанието на събитието. Основното е да се състави въпросник, така че организаторът да получи всички отговори, които се интересуват от него. Това ще помогне да се определи как да се изготви план за действие, за да се избегнат всякакви недоразумения. Така че, мюсюлманските бизнес партньори по време на банкета няма да пипат свинско месо (което означава, че менюто трябва да включва ястия от пилешко, пуешко), а шегите на водещата корпоративна партия може да изглеждат на някои хора не смешни. Разбира се, анкетата трябва да е анонимна.
След събирането на информацията служителят пристъпва директно към подготовката на плана.
Как да планирате събитие: пример
Формулярът на плана е разработен в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Единни документационни системи. Единна система на организационна и административна документация. Изисквания към документите. " Традиционно в плана са изброени видовете работа за подготовката и провеждането на събитието, сроковете и отговорността. В началото на документа се посочват името на организацията и вида на документа за одобрение, датата, номерът и мястото на подготовка на документа, печатът на одобрението. Отделно съставени финансови документи, листове за одобрение и запознаване с документа. В схематичен изглед изглежда така:
|
Одобрявам --------------- --------------- (длъжност на ръководителя на дружеството) ------------------------------------- (Пълно име) (Подпис) |
|||
|
План за действие за подготовката и провеждането -------------------------------------------------- ---- (име на събитието) |
|||
|
Дати: място на провеждане: Целта на събитието: |
|||
| номер | Видове работа | период | отговорен |
| 1. | Създаване на организационен комитет | 12.15.2014 | Пълно име |
| 2. | Изготвяне на културна програма | 12.15.2014 | Пълно име |
| 3. | … | ||
Планът може също да включва колони „резултати“ и „бележки“.
Изготвеният план се обсъжда с ръководството на компанията, одобрява се и се съобщава на служителите. Отговорните лица поставят подписите си на листа за запознаване и получават копие от плана. След това, въпросът: „Как да изготвим план за действие?“ счита се затворена.
По правило събитията се провеждат няколко пъти годишно, така че мениджърът на събития или друг специалист трябва да изготви годишен план за действие. Как да изготвим план за действие за годината?
Годишен план
Преди да продължите с подготовката на годишния план, трябва да анализирате дейностите на компанията за изминалата година. Въз основа на резултатите от аналитичната работа се съставя доклад, чието съдържание ще постави цели за следващите 12 месеца. Събитията, проведени през новата календарна година, ще бъдат насочени към постигане именно на тези цели.
Събитията са планирани по месец. Колко събития да провеждаме всеки месец - компанията решава. Всичко зависи от целите и належащите проблеми. Предвиждат се еднократни, периодични и текущи дейности. Еднократните събития включват, по-специално, закупуване на оборудване от чужда компания. Настоящото събитие също се провежда веднъж, но отнема по-дълъг период от време. Периодичните събития се повтарят през определен интервал от време. Това може да бъде развитие на персонала (конференции, семинари, вебинари), разработване и изпълнение на проекти, корпоративни събития и др. Всички събития трябва да бъдат логически съгласувани помежду си по отношение на приложимостта, темата и времето на събитието.
Формуляр за годишен план
Годишният план се съставя под формата на общ работен план или график. Понякога и двете опции са подходящи (например, ако изпълнителите работят в различни организации). Нека разгледаме по-подробно тези видове планове.
В общия годишен план се отбелязват серийният номер, името на събитието, сроковете, резултатите, изпълнителите и бележка. Главата „Резултат“ посочва продукта на дейностите на специалистите: схема или схема на механизми, завършен проект, доклад, пакет документи и др.
| номер | Име на събитието | резултати | период | художници | бележки | ||||
| начало | край | Ltd. | АД | UAB | |||||
| 1. | Международна конференция | Сборник на резюмета | 15.01 | 17.01 | Пълно име | Пълно име | Пълно име | Участват студенти от специализирани университети | |
| 2. | Представяне на нов сорт сирене | Докладвайте за представянето на нов сорт сирене | 16.02 | 17.02 | Пълно име | Пълно име | Пълно име | Участват технолозите на предприятията | |
| 3. | … | ||||||||
Когато съставяте график, дейностите се посочват за всеки месец. Връзката между името на събитието и месеца е изрисувана. Документът може да изглежда така:
| номер | Име на събитието | резултати | художници | 2014 година | бележки | ||
| януари | февруари | март | |||||
| 1. | Международна конференция | Сборник на резюмета |
Ltd. АД UAB |
||||
| 1.1. | Изготвяне на бюлетин | Информационно писмо | Офис мениджър | ||||
| 2. | Представяне на нов сорт сирене | Докладвайте за представянето на нов сорт сирене | |||||
| 2.1. | Изготвяне на брошури | брошури | Отдел маркетинг | ||||
В допълнение към годишния план се разработва обосновка за формуляри за мерки, отчет и контрол, както и приложения. Заявленията включват:
- финансови записи;
- комуникационен план, друга подкрепа за събития;
- анализ на риска.
Всички горепосочени планове са за възрастни. Но с деца се провеждат различни мероприятия. Моделите на създаване на планове за момчетата са приблизително еднакви, но има някои характеристики.
Как да направите план за действие за деца
Събитието за млади граждани се различава от това за възрастни, предимно с образователна и (или) здравно-подобряваща ориентация. Отговорни са назначените учители, психолози, развлекатели, библиотекари, съветници в здравни лагери и други специалисти, работещи с деца. Спецификата на събитието зависи от възрастта на децата и поставените задачи. Обмислете характеристиките на планирането на събития в предучилищно училище, училище, библиотека и лагер за отдих.
детска градина
Дейностите в детската градина са част от годишния план. Предвидено за:
- ученички (тематични и празнични дати);
- спортни празници;
- дни и седмици на здравето (включва различни дейности);
- родителски срещи и т.н.
За всяка от тези дейности се изготвя план или сценарий, който се одобрява от управителя и се съгласува с нейния заместник. Посочете името на събитието, целта, задачите, времето и мястото на събитието, оборудването, инвентара, хода на събитието (в сценария) и отговорните лица. Ето пример за създаване на план за действие за Деня на здравето:
|
Потвърждавам: глава на --------------- (Пълно име) "____" ______________ 2014 г. |
|||
|
се съгласи: Заместник-ръководител на OIA ------------------------------ (пълно име) "____" ______________ 2014 г. |
|||
| План за действие за деня на здравето (дата) | |||
| Време и място | Име на събитието | Групата | отговорен |
|
8.00 - 8.30 Спортна площадка |
Сутрешна гимнастика | Всички групи | Групови преподаватели |
|
10.00 -10.30 Спортна зала |
Естафети | Старша група | Инструктор по физическо възпитание, групов преподавател |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 басейн |
Спортно свободно време "Нептун дойде при нас" | Средна група | Инструктор по плуване, медицинска сестра, групов преподавател |
| През деня | Фоторепортаж от Деня на здравето | Всички групи | Преподаватели на групи, помощници |
В зависимост от спецификата на събитието може да се посочат очакваните резултати (намаляване на честотата на учениците, формиране на идеи за здравословен начин на живот при децата, повишаване нивото на педагогическата култура на родителите и др.).
Сценарият на събитието за деца в предучилищна възраст са игри, представления, базирани на приказки, вълшебни трикове, атракции. Важно е празникът да е интересен, забавен, жизнен и най-важното - полезен за децата.
училище
Дейностите за учениците се планират през учебната година и по време на празниците. Плановете за действие се съставят от главния учител, класният ръководител, учителят по физическо възпитание, учител по организиране и психолог. Плановете, изготвени от учителите, се проверяват и одобряват от главния учител. Предвиждат се целите и целите на събитието, очаквани резултати, назначават се отговорните лица. При изработването на планове се вземат предвид възрастта на децата, техните интереси, проблеми в класа (академично представяне, поведение, взаимоотношения в екипа и др.), Както и обективни фактори (сезон, вид на населено място, терен, климат и др.), Т.е. запомнящи се дати. В съответствие с това се провеждат мероприятия по темите „Рицари и принцеси“, „Запознанства с музикалния театър“, „Празник на лятото“, „Те се бориха за родината“ и други. Основното е, че децата трябва да се интересуват. Самите студенти също участват в подготовката и планирането на събитието. Как да направите план за действие? Пробата е представена в таблицата.
|
Одобрявам Директор № --------------------------- (пълно име) |
||||
| Образователен план за есенна ваканция | ||||
| номер | мярка | дата | клас | път |
| 1. | Посещение на театъра за музикална комедия | 10.28.2013 | 11 | 16 ч. |
| 2. | Операция Излекувайте книга | 10.29.2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Детска библиотека
Персоналът на библиотеката се грижи децата да четат повече и да обичат книги. За тази цел се провеждат литературни вечери, викторини, търгове и пр. Как да съставим план за действие в библиотеката? Тази работа се извършва на няколко етапа. Избрана е темата на събитието, определят се целта му и възрастовото насочване. В съответствие с възрастта на участниците се избират литературни произведения, съставя се сценарий.
Библиотекарите не забравят за рекламата: правят се плакати, листовки, покани. Важен момент е подготовката на илюстративен материал. Самото събитие се записва, анализира и популяризира в медиите. Формата на плана може да е нещо подобно:
| номер | Формуляр за събитие | Име на събитието | Публиката | Дати |
| 1. | пищност | Свети Валентин | Ученици от гимназията | 14.02 |
| 2. | Въпрос и отговор Вечер | "Кой знае повече приказки?" | Дошколни и начални ученици | 18.03 |
| 3. | … |
