Към днешна дата няма повече библиотеки в страната, които не биха създали разнообразни проекти, не биха участвали в най-различни конкурси, защото именно проектните дейности на библиотеката подобряват финансовото състояние на институцията и повишават нейната роля в областта. По този начин се подобрява качеството на услугите и читателите са доволни. Дизайнната дейност на библиотеките ви позволява да намерите свой собствен образ и да го направите много по-добър. Така в работата се появяват нови перспективи.
Какви са проектите
Същността и целите на проекта могат да бъдат напълно различни. Например пилотен проект. Това е първата, пробна фаза на изпълнение, която ще гарантира, че избраната система от действия е ефективна и лесно приложима. В същото време цялата работна група се обучава от персонала, участващ в проекта. Определят се формите и методите на проектните дейности на библиотеката, необходимостта от конфигуриране на работната система, планът на организационните и техническите мерки. Всичко това дава пилотен проект на първия етап от изпълнението. Разходите са значително намалени и в същото време се ускорява цялостното изпълнение на проекта. Времето на пилотния проект е ограничено до тридесет дни.
Информационният проект се изготвя чисто според желанията и нуждите на потребителите. Иновативните и дизайнерски дейности на библиотеките включват проекти, базирани на значителни промени, промени в познати формати, използване на съвременни технологии и иновации. Иновативните проекти винаги привличат много внимание на потребителите. Маркетинговият проект е предназначен за възможно най-широка комуникация с обществеността в дадена област и тази връзка трябва да бъде взаимна. Стратегическият проект е дългосрочна дейност с далечни перспективи. Организационният проект винаги е насочен към по-сложно ниво. Например хората се събират, за да решат много сложни проблеми и да разработят проект, много по-обемен.
Бизнес или партньорски проект се основава на споразумение между физически и юридически лица, при което правата и задълженията са абсолютно равни. Икономическият проект е изготвен в дългосрочна форма, където се решават приоритетните задачи на библиотеката. Условията обаче в този тип проекти винаги са зададени точно. Образователните проекти най-често се използват в дизайнерските дейности на детските библиотеки, тъй като направленията тук могат да бъдат само преподаване, усъвършенстване на умения, знания, общообразование. Социалният проект обикновено е предназначен за една категория хора и има за цел да помогне за подобряването на живота им.
Културният и развлекателен проект е много популярен навсякъде; във всяка селска библиотека проектните дейности се базират на тази конкретна форма на работа. Тук библиотеката действа като център за свободното време, подобни събития обикновено са много зрелищни: това са музикални и литературни вечери, театрални представления, презентации, фестивали, официални празници, творчески вечери, различни изложби. Проектът за професионално развитие се осъществява в екипа на персонала и е насочен към подобряване и усъвършенстване на специалните умения на библиотечните работници.
Мега и монопроекти
Има необичайно много класификации на проекти. Можете отделно да ги разгледате по мащаб и да ги разделите на международни, междудържавни, регионални и междурегионални, национални, секторни и междусекторни, ведомствени, корпоративни, както и проекти, реализирани в една библиотека. Последното може да се нарече монопроект, но има и многопроекти - реализацията се осъществява в няколко библиотеки, а мегапроектите са много широк, поне регионален проект.
В националните публикации няма единно определение на понятието „мегапроект“. Въпреки това, дори програмните и проектни дейности на селските библиотеки понякога участват в специализирани интегрирани програми с обща цел и много разнородни проекти, които са тясно свързани помежду си, реализирани на различни нива на управление. На регионално ниво мегапроектът включва както многопроекти, така и монопроекти, най-често свързани с развитието на културната среда - библиотечната сфера, театри, музеи, центрове за отдих. Но основното условие: всички проекти трябва да бъдат обединени от обща цел, разпределени материални и финансови ресурси, както и сроковете за изпълнение.
Мегапроектите винаги се разработват на най-високите нива на управление - на междудържавно, държавно, републиканско или на регионално или регионално ниво. Те винаги са скъпи, отнемат време, с продължително внедряване, с участието на отдалечени райони с неразвита инфраструктура. Но те винаги влияят на културната и социалната среда на цял регион или дори на държава.
Тук са необходими специални методи за управление и координация, внимателна подготовка. Пример за програмните и проектни дейности на мегамащабните библиотеки е провеждането през 1998 г. на събитието в библиотеката „Пушкин“, инициирано от фондация „Сорос“, което се проведе в изключително голям мащаб, продължи три години и само първата от всички продаде 20 милиона долара. Участва в мегапроекта на библиотеката на територията на 83 съставни организации на Руската федерация.
Идея на проекта
Всеки проект винаги е цял набор от действия, които са насочени към идентифициране и решаване на конкретен проблем. И всеки проблем има своя произход и окончателно решение. Следователно постигането на крайния резултат в проектните дейности на библиотеките винаги присъства. Идеята за проект е задължително социално значима, дори ако самият проект е малък и скромен, резултатите му със сигурност ще бъдат полезни и необходими за определена част от населението. Дейностите по проектиране на библиотеки винаги са насочени към конкретен резултат. Това може да бъде всяка концепция или услуга, която е завършена в състава и свойствата си, както е предвидено в проекта.
Защо библиотеките се нуждаят от проекти? Това е преди всичко нестопанска дейност, но е важно, тъй като работи за промяна на ситуацията при осигуряване на достъп до най-висококачествена, пълна, ефективна информация от всякакъв вид - както за целевите читателски групи, така и за местната общност в най-широкия й възможен обхват. Най-популярна е програмно-дизайнерската дейност на библиотеките. Обикновено се счита, че съвместните проекти са най-ефективни, когато си сътрудничат с други библиотеки, културни или информационни институции, с местните власти, както и с организации с нестопанска цел. Това, разбира се, е вярно, но това изобщо не означава, че библиотеката не може успешно да извършва дейности по програми и проекти независимо.
Фази на работа по проекта
Когато проектът се реализира, винаги възникват нови услуги - социални, културни, информационни, образователни, отварят се нови възможности, появяват се дори нови структури. Много преди съставянето на доклад за програмните и проектни дейности на библиотеката, уместността на подобни събития става ясна. Всеки проект има еднакви свойства сред основните. Този срок е от момента на стартиране на проекта до пълното разрешаване на проблема, тоест до края на работата, когато завършването на резултата е посочено в решението на подробно структурирания проблем, посочен в проекта.
По-долу ще бъде показано конкретно как се пише доклад за програмните и проектни дейности на библиотеката като цяло и по-специално като отделен проект. При реализирането на който и да е проект ще се изисква определено количество ресурси, за да се гарантира постигането на целта. Фазите на работа по библиотечен проект могат да бъдат описани по следния начин: първо се разработва концепция, след това тя се реализира и след това завършва. Вдъхновение може да намерите, като разгледате други вече разработени проекти. Дейностите по проекта в библиотеката винаги започват с това. И винаги ще има вашата собствена идея. В началната фаза се събират и анализират първични данни, идентифицират се проблемни ситуации, които трябва да бъдат променени. Тогава се поставят цели, задават се задачи, посочват се основни изисквания и необходими ресурси и време.
След това се анализира проектната среда, селекцията на участниците, определят се рисковете. В процеса се определят всички възможни начини за решаване на този проблем и се избира оптималният. Всички успешно разработени проекти в проектните дейности на библиотеката започват по този начин. Приема се най-интересното от предложенията за решаване на посочения проблем. И с готовата концепция можете да започнете търсенето на финанси. Не са много организациите, готови да финансират библиотеки, но все пак можете да ги намерите. Изготвя се заявление за финансиране.
Идея, цел, задачи
На първо място е необходимо да се определи основната идея на проекта: кои групи потребители се нуждаят от неговото изпълнение, отговаря ли проектната идея на нуждите и изискванията на целевата аудитория, както и текущата ситуация, защо тази необходимост може да възникне и дали тази библиотека може да реши тези проблеми. Тук е необходимо да се съпоставят изискванията: проектните дейности в училищната библиотека значително се различават от университетските. Идеята трябва да бъде потвърдена с конкретни данни, експертни оценки, реална статистика, заявки на потребители, публикации в пресата и други подобни.
Най-големите трудности възникват при формулирането на цели и задачи. Целта, както обикновено, е дългосрочният резултат, крайният продукт, точно това, което предизвиква необходимостта от изпълнението на проекта, тоест - това са засега общи изявления, количествено и качествено не потвърдени от нищо. Формулата за желания резултат. Успешните примери за дейности по проектиране на библиотеката показват, че дългосрочният характер на резултата не пречи на създателите да отговорят на въпроса „защо?“. Задачите обикновено са по-лесни за управление, по-бързи и лесни, тъй като са тясно свързани с решавания проблем, те винаги са конкретни и дават междинни резултати от проекта до крайните, отразяват промените в ситуацията - количествени и качествени и най-важното - те винаги имат действие.
Ето защо е необходимо да се поставят задачи, които да са обемни, точни по отношение на условията. Когато в решението се казва: „подобрете това“ или „увеличете това“, самата задача няма да бъде напълно решена, тъй като конкретен резултат не е посочен. Докладът за проектната дейност в библиотеката не трябва да съдържа такъв неясен език. Тук имаме нужда от ясни глаголи: „променете това“, „комбинирайте това и онова“, „създайте това“ и така нататък. Можете да се тествате с въпроси, когато формулирате проблема. Например: има ли точен срок в тази задача, навсякъде „какво“ и „как“ заменя „защо“ и „защо“, възможно ли е да се провери и измери резултата от решаването на този проблем, възможно ли е изобщо тази задача, разбират ли всички условията от тази задача, дали решението на този проблем ще стане по-тежки по отношение на резултатите, отколкото самата цел?
Фаза на развитие
Съдържанието на фазата на разработка е да се проучат всички основни компоненти, които се съдържат в проекта, и да се подготвят изцяло за изпълнение. Първо, сега е необходимо да се назначи ръководител на проекти и да се сформира екип. Второ, да се разработи проектната структура, ресурси, да се определи основната работа и да се определи крайният резултат от всеки етап.
Съставят се графици, работни графици, разглежда се сигурността - определят се бюджетът и бюджетът на проекта, технологиите за контрол и управление и се изчисляват възможните рискове. И накрая, на този етап се сключва договор за финансиране на проекта. Цялото това структурно планиране трябва да навлезе във фаза на развитие.
В момента на създателите на проекта вече трябва да е абсолютно ясно кои конкретни мерки са необходими, за да се постигнат планираните резултати, както междинни, така и окончателни. На този етап вече е ясно определено какво точно ще бъде направено, кой ще извърши планираните действия, как ще го направи, кога ще се случи, каква е последователността на действията, какви ресурси ще изискват всичко това.
Фаза на изпълнение
Сега е необходимо да се пристъпи към основната работа на проекта, който, като се предприемат всяко действие, мениджърът непрекъснато ще ги наблюдава. За целта той ще се нуждае от подробен мониторинг по отношение на събирането на всички доказателства, за да го сравнява с плановете. След приключване на проекта трябва да бъдат постигнати всички крайни цели, които са посочени още на първите етапи на работа. Не забравяйте да обобщите и проектът е затворен.
На етапа на изпълнение на проекта основното съдържание на работата обикновено се състои в организиране на рекламна компания, в провеждане на презентации, след което проектът се въвежда в експлоатация. Разработват се методически материали, публикации в медиите. Резултатът от проекта се оценява, резултатите се обобщават и след това следва отчетната част.
Докладите се подготвят както информационни, така и финансови (за онези организации, които са били спонсори). Проектът се затваря, понякога тържествено. Най-добрият проект е този, който никога не завършва под формата на ползата, която е донесъл. В този случай резултатите са устойчиви, а натрупаният опит ни позволява да го споделяме с други организации и библиотеки.
Проектна документация
Дизайнът на проекта в документите трябва да изглежда така:
1. На заглавната страница - името на проекта, неговите автори и организацията кандидат.
2. Уводната част с кратко описание на проекта - не повече от пет изречения, които очертават изложението и описанието на проблема, за който е създаден проектът, допълнително убедителни доказателства за необходимостта и обосноваността на значимостта на проекта (мнозина леко преувеличават това значение и с право).
3. Посочват се целта на проекта и крайният резултат след неговото изпълнение.
4. Изграждат се линии и начини за решаването им.
5. Подробна информация за участниците в проекта. За ръководителя на проекта. За изпълнителите. За партньорите.
6. Общото съдържание на проекта с списък на дейностите, необходими за решаване на всеки проблем. Удобно е да се използват таблици и графики с датите на събитията и посочване на отговорните лица.
7. Оценка на разходите - бюджет на проекта.
8. Всичко за очакваните резултати.
9. Относно перспективите за развитие въз основа на резултатите от проекта.
послеслов
Тук могат да бъдат включени не само точни, но и емоционални компоненти: дейностите по изпълнение на проекти винаги организират екипа, дисциплина, взаимно разбиране се появява, когато се преследват общи цели и цели, както и взаимопомощ, резултатите от работата на целия екип са ясно видими и следователно този творчески процес привлича служители без каквато и да е принуда, както и посетители на библиотеката и други жители на района.
Необходимо е да се напише, че работата по проекта е пълна с радост и думи на благодарност, тя допринася не само за запазването, но и за просперитета на всяка библиотека, като по този начин привлича вниманието на държавните органи и бизнес структури, различни организации, асоциации и широката общественост.
